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優先順位のフレームワークを解説!デキる人が使っている2種類

shimooon0831@gmail.com
  • 優先順位のフレームワークを知りたい!
  • 何から手を付けて良いか分からない…
  • 優先順位を自分でつけれるようになりたい

仕事に慣れてきて少しずつ任してもらえる事が増えた時に、優先順位が付けられなくなってしまった事は無いでしょうか?

そんな時に役に立つ「優先順位」の付け方のフレームワークを2つ紹介したいと思います!

  1. 緊急度と重要度のマトリクス
  2. スコアカード

いずれも簡単で使いやすいフレームワークです。

「生産性アップ」の基本的な作業なので、ぜひ参考にしてみてください。

優先順位のフレームワークを使わない人はどうなる?

優先順位のフレームワーク

人は仕事や、やるべき事が増えてしまうと「優先順位」がつけられなくなってしまいます。

その一番の問題は「業務の可視化(タスクの整理)」が出来ていないからです。

理由は、業務の量や期日を見える化しておかないと、新しい仕事が増えた時に脳内で処理できず集中力が欠けるからです。

目に見えるモノの整理整頓ができており、「探す」「置き場所を考える」といった作業が無いため、やるべき事が明確です。

大量の情報は、脳内にストレスがかかってしまい集中力が欠けやすく、優先順位が付けられません。

実際、全力で集中して取り組む=それ以外は100%無視(先送り)できる状態を用意する事が必要です。

その為には、前提の【業務の可視化(タスクの整理)】が非常に重要となり、最低限必要な項目は下記となります。

項目内容
1.タスク内容業務の内容とそのゴール
2.期日業務を終わらせる日付
3.誰に業務を渡す相手
4.ステータス未着手/着手中/完了/保留の進捗

この「業務の可視化(タスク整理)」が出来ていると、急な仕事が入っても慌てずに思考停止せず作業を進める事が出来ます。

簡単にExcelやスプレットシートで作れるので、ぜひ参考にしてみてください。

そのうえで、「優先順位」の付ける為の便利なフレームワークをご紹介していきます。

優先順位のフレームワーク1.緊急度と重要度のマトリクス

優先順位のフレームワーク

まず、1つ目に紹介する「優先順位」を付けるためのフレームワークは、「緊急度と重要度のマトリクス」です。

こちらは、若手社員の方に研修や先輩から最初に学ぶ事が多いフレームワークで、汎用性もとても高く使いやすいです。

「緊急度」を4段階のレベル別で表現すると下記の様になります。

緊急度状況
レベル1自分で期日を決められる業務や状況
レベル2期日が決めらているが、リスケの調整が可能
レベル3期日が決められていて、リスケの調整が不可
レベル4今すぐに着手し、最短納期が求められる

続いて、「重要度」はその業務のインパクトや影響度を推し量る指標です。

こちらも同様に4段階のレベルで表現すると下記となります。

重要度影響範囲
レベル1自分のみ
レベル2自分と依頼した相手のみ
レベル3部署やチーム全体で成果に繋がる時
レベル4会社全体や取引先に大きな影響がある時

これらの緊急度と重要度のレベル細分化や状況、影響範囲は仕事の業界や規模感に合わせて、アレンジしてみてくださいね。

【緊急度】と【重要度】をマトリクスのように掛け合わせて、優先順位を判断する方法が今回のフレームワークです。

下記を参考に、ご自身の仕事に優先順位をつけてみてはいかがでしょうか?

優先順位のフレームワーク

上記のフレームワークではA~Eのタスクの優先順位は【C】→【E】→【B】→【D】→【A】といった順番になります。

フレームワークをアレンジして是非、生産性アップに繋げて欲しいと思います。

優先順位のフレームワーク2.スコアカード

スコアカードは、施策やアイデアを「定量化して選ぶ」ことにポイントを置いた優先順位をつけるフレームワークです。

こちらの方法も簡単で、いくつかの比較指標を設計します。

施策やアイデアによって指標は様々ですが、なるべく定量化できる指標が良いです。

参考までにいくつかの指標例を記載します。

指標例定量化ポイント
経済性費用やコストといった金額
成果リーチ数、売上、認知度などのインパクト
時間必要な時間(時間の量=コスト)
リソース必要な人員(人員の量=コスト)

自分なりにスコア化し、その総合評価点で優先順位を決めます。

下の図は、例としてキカクワークスの記事テーマを選ぶ時を想定したスコアカードです。

優先順位のフレームワーク

いくつかの異なる指標をもとに、点数をつけることで公平性や客観性を保つことが出来ます。

これらのフレームワーク2つは、簡単ですぐに使えて、応用が利く点が非常に優れています。

他にもいくつかの意思決定を決めるフレームワークがありますが、ポイントは【定量化】だと思います。

そこで、数値化/定量化をする為の事例や、計算式も含めて具体的な事例が紹介されている本がこちらです。

「孫社長にたたきこまれた「数値化」仕事術」

レビュー
  • 「現状把握の定量化」する方法が多数紹介
  • 前提条件を定量化して、データ整理することで意思決定に役立ちます
  • 感覚で優先順位を決めれないな、と思った方にはおススメです!

優先順位の判断がつかない時は?

フレームワークを使ってみて、それでも優先順位が決められない場合の対処法は、「先輩」や「上司」に聞くです。

この時に「忙しい先輩にこのレベルで聞いていいのかな、、?」といった気持ちになりますよね。

僕も若手社員の時は、遠慮がちになって自分でどうにかしようと思い、時間だけが過ぎて結果的に良くない状況を作ってしまいました。

もし優先順位が付けられない時はぜひ、遠慮せず「先輩」「上司」に聞いてみましょう!

優先順位が付けられないときの上司への相談の流れ

自分の考えた優先順位を伝える

自分の考えと「先輩」「上司」の考えの答え合わせをする作業です。あなたにとって適格なフィードバックを貰う事が出来ます。

「先輩」「上司」のアドバイスや判断を聞く

あなたの業務全体を把握したうえで、最適な優先順位を教えてもらいましょう。業務過多で他メンバーに負荷分散をするケースもあります。

「なぜ?」その判断をしたかを確認

最後は、その判断に至った考え方を聞くことで、自分の成長に繋げることが出来ます。

この流れで相談をすれば、経験のある「上司」の思考回路があなたとシンクロされます。

これは、「何年もかけて培った先輩や上司の判断力を簡単に獲得する事」ができます!

僕自身もこのやり方を続けて、ビジネススキルが一気に伸びた自信があります!

是非、参考にしてみてくださいね。

優先順位のフレームワークのまとめ

優先順位を決めるためのフレームワークやについて紹介しましたがいかがでしょうか?

僕も優先順位が決めれず、段取りの悪い会社員でしたが、この方法でかなり改善されました。

また、今でも判断に迷うときは上司に遠慮なく聞いています!

優先順位を決めるうえでのポイントは下記の3つです

  1. 「優先順位」を判断する前提として、自分自身の【業務の可視化】が必要
  2. 【緊急度と重要度のマトリクス】と【スコアカード】で優先順位を判断
  3. 優先順位が決められない時は、自分の考え方を「先輩」「上司」と答え合わせ!

仕事の生産性を上げるおススメ参考本

優先順位や判断力が上げる時に役に立った参考書です。

見本となるような先輩や上司がいない環境の方の場合は参考書でスキルを高めていきたいですね。

仕事の速い人が絶対やらない段取りの仕方

レビュー
  • 優先順位を見誤る一番の原因「時間の見積もり誤り」を無くす方法があります
  • 仕事の「無駄」を徹底的に見直し、目的思考の考え方を付けることが出来ます
  • 段取りを組むことが苦手な人におススメ!

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もしあなたが企画職やマーケティング関連の仕事にキャリアアップを目指す場合は、こちらの記事も参考にしてみてください。

それでは、明日も仕事楽しみましょう


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