2023.05.26 2023.08.17

優先順位のフレームワークを解説！デキる人が使っている2種類

shimooon0831@gmail.com

仕事に慣れてきて少しずつ任してもらえる事が増えた時に、優先順位が付けられなくなってしまった事は無いでしょうか？

そんな時に役に立つ「優先順位」の付け方のフレームワークを2つ紹介したいと思います！

いずれも簡単で使いやすいフレームワークです。

「生産性アップ」の基本的な作業なので、ぜひ参考にしてみてください。

仕事の生産性が上げる本

優先順位のフレームワークを使わない人はどうなる？

人は仕事や、やるべき事が増えてしまうと「優先順位」がつけられなくなってしまいます。

その一番の問題は「業務の可視化(タスクの整理)」が出来ていないからです。

理由は、業務の量や期日を見える化しておかないと、新しい仕事が増えた時に脳内で処理できず集中力が欠けるからです。

目に見えるモノの整理整頓ができており、「探す」「置き場所を考える」といった作業が無いため、やるべき事が明確です。

大量の情報は、脳内にストレスがかかってしまい集中力が欠けやすく、優先順位が付けられません。

実際、全力で集中して取り組む＝それ以外は100％無視(先送り)できる状態を用意する事が必要です。

その為には、前提の【業務の可視化(タスクの整理)】が非常に重要となり、最低限必要な項目は下記となります。

この「業務の可視化(タスク整理)」が出来ていると、急な仕事が入っても慌てずに思考停止せず作業を進める事が出来ます。

簡単にExcelやスプレットシートで作れるので、ぜひ参考にしてみてください。

そのうえで、「優先順位」の付ける為の便利なフレームワークをご紹介していきます。

まず、1つ目に紹介する「優先順位」を付けるためのフレームワークは、「緊急度と重要度のマトリクス」です。

こちらは、若手社員の方に研修や先輩から最初に学ぶ事が多いフレームワークで、汎用性もとても高く使いやすいです。

「緊急度」を4段階のレベル別で表現すると下記の様になります。

続いて、「重要度」はその業務のインパクトや影響度を推し量る指標です。

こちらも同様に4段階のレベルで表現すると下記となります。

これらの緊急度と重要度のレベル細分化や状況、影響範囲は仕事の業界や規模感に合わせて、アレンジしてみてくださいね。

【緊急度】と【重要度】をマトリクスのように掛け合わせて、優先順位を判断する方法が今回のフレームワークです。

下記を参考に、ご自身の仕事に優先順位をつけてみてはいかがでしょうか？

上記のフレームワークではA～Eのタスクの優先順位は【C】→【E】→【B】→【D】→【A】といった順番になります。

フレームワークをアレンジして是非、生産性アップに繋げて欲しいと思います。

スコアカードは、施策やアイデアを「定量化して選ぶ」ことにポイントを置いた優先順位をつけるフレームワークです。

こちらの方法も簡単で、いくつかの比較指標を設計します。

施策やアイデアによって指標は様々ですが、なるべく定量化できる指標が良いです。

参考までにいくつかの指標例を記載します。