段取りが上手い人 が絶対守る5つのルール

仕事中に「この人と一緒にするとストレスが無い」とか「毎回ほぼオンスケジュールで進めている」と感じたことは無いでしょうか？

段取りの上手い人にコツを聞いてみたいけど、「忙しいあの人に聞いてしまうのもなんかな、、」と思う事も。

少し前の僕も同じように、尊敬する先輩たちの「段取り力」が気になった時があります。

今回はその「段取り力」を高める為に「絶対に守るべき5のルール」を紹介したいと思います。

段取り力はスケジュール管理や、仕事の進め方、ツールの使い方全般に応用できるスキルなので、ぜひ身に付けましょう！

段取りが上手い人と下手な人の差は何か？

仕事をしていると、必ずと言ってよいほど聞くキーワードの一つに「段取り」があります。

職場では「段取りの上手い」と感じ人もいれば、「段取りが下手」と感じる人もいますがその差は大きく2つのポイントに集約されます。

「段取り八分」という言葉があるように、段取り(事前準備)が仕事の80%を決めると言います。

また、他人とのコミュニケーションを取りながら進めるプロジェクトでは、双方の合意がとる必要があります。

実際のところ、段取りが上手なビジネスマンの事前準備と合意形成の取り方にはいくつか共通ルールがあります。

一方で段取りが下手な方は「事前準備」や「合意形成」を余計な手間と思っているのか、軽視しがちな傾向があります。

見かたをかえると、段取りが苦手な方は、この二つポイントを意識することでかなり改善されるでしょう。

仕事の速い人が絶対やらない段取りの仕方

段取りが上手い人は目的に繋がる仕事だけやる

一つの目の段取りが上手い人のコツは【目的を外さない為にムラ・ムリ・ムダを無くす】です。

理由は物事の本質と関係ない作業を見極めずに業務が進むと、無駄な時間を取ってしまいます。

結果プロジェクトの遅延やミスに繋がり組織全体に悪影響が出て段取りが悪くなります。

職場や組織に、沢山の資料を作る事や長時間MTG、残業する人が正義と勘違いしている方がまだまだ多く散見されます。

もちろん、社運を賭けた大切な企画提案などがあれば時は頑張りどきですが、これが恒常的になってしまうと組織が疲弊してしまいますね。

段取りが上手い人がやっているムダな作業を省く4つのポイント

段取りが上手い人になるために為の第一歩は「結果に影響しない事は極力減らす意識」を持つことです。

これらの意識をチェックリストで表現すると下記となります。

もしタスク整理や優先順位が付けられないといったお悩みがあれば、下記の記事も参考にしてみてください。　

【若手社員向け】優先順位が分からない時に使える2つのフレームワーク

「タスク整理や優先順位が付けできた」状態が用意出来たら、次はスケジュールの段取り方について紹介したいと思います。

段取りが上手い人は期日の逆算から設定する

次の方法は「スケジュールを逆算して設定し、進捗確認を自分でする」です。

前提として目的やゴールが明確になっている事となります。

もしそのゴールがずれてしまうと逆算の手順が遠回りになったり、下手したら無駄な作業になりかねません。

段取りが上手い人のスケジュールを組む流れ

段取りが上手い人は目的とゴールが明確になっている時は必ず逆算で設定します。

かつ他者を巻き込んだプロジェクトは進捗確認を自分ですることが、段取り力アップのコツです。

手順は下記となります。

上記のステップを一枚のイメージ図に起こすとこんな感じです。

実際には各グループの詳細ページがそれぞれにありますが、段取りの骨子としては十分でしょう。

考え方は「逆算してスケジュールを立てて、自分で進捗を確認する」

軸の考え方としては「逆算してスケジュールを立てて、自分で進捗を確認する」です。

第一歩としては、「今日の業務をしっかり終わらせて、絶対定時に帰る」でも十分な段取り力を上げる練習になります。

それの積み重ねが、数か月や数年計画の段取りにも繋がりますので。

スケジュールの段取りができたら、次は他社との交渉について紹介したいと思います。

段取りが上手い人は「協力者に相談」が上手い

協力者に力を貸してもらうための準備と相談の方法です。

実際の仕事の現場では、協力者は「私が力を貸すことでどんなメリットがあるのだろうか？」という軸で判断しています。

段取りが上手い人がやっている、相手の協力を得る二つのコツ

相手の協力を得るためには、二つの準備が必要です。

また、相手によっては断られたり、快諾が難しい場合がありますので、その場合も相手のメリットに繋がる回答を用意する事も重要。

大切なのはメリットに納得できるかどうかです。

したがって、社内外へ協力者へ相談をするときは、その人の立場になったつもりでメリットを用意したうえで相談しましょう。

必要に応じて、1枚モノのパワポやワードの資料があると、相手の理解度も高まり、「協力の必要性」が伝わります。

もし1枚モノの資料の作り方を知りたい方は、下記の記事も是非参考にしてみて欲しいと思います。

たった「1枚」で伝わる提案書の書き方【ワード版】

提案書をパワーポイント「1枚」にまとめる4つのポイント！

「想定される質問の回答を用意」する人は段取り力が高い

上記の一枚モノの資料を使って相手に相談をした時に、イメージとしては下記の様な枝分かれ状の回答を用意する感じです。

相談内容や相手の状況にもよりますが、1回目でYesを貰えたら次の具体的な相談に入ってOKです。

1回目にNoと言われた場合、相手にとってどんなメリットがあるかを伝えてみましょう。

それでもNoと言われた場合、その場で決着をつけずに、上司など含めて第三者も交えながら検討しましょう。

目的は協力者を得ることなので、その方がもしNoでも組織で動く場合、他の適任者を上司が配置する場合もあります。

こちらも是非試して欲しい段取り力アップのコツです。

段取りが上手い人は会議で本題が解決したらすぐ終了

4つ目にご紹介する段取り力アップのコツは「社内ミーティングで本題が解決したらすぐに終了する」です。

理由は【コスト意識】と【プロジェクト推進の加速】に繋がるからです。

コスト意識があるは段取りが上手い

コスト意識は、仮に社内の4人が1時間の打ち合わせをした場合、単純計算で時給単価3,000円×4名＝12,000円。

段取りが上手い人は参加者に短時間で最大の成果を生み出す意識を持っています。

下記の項目を伝えたうえで会議に入りましょう。

この事前情報があれば、参加者も目的が明確になり、話す議題に合わせて事前に情報を仕入れて生産性の高い会議になります。

段取りが上手い人はプロジェクト推進の加速を意識する

二つ目については、予定していた時間より早くミーティングを終了する事で、テンポよく参加者が次の行動に移る事が出来ます。

テンポよく仕事が進むと、チーム全体が徐々に勢いを増していくので、組織全体の生産性向上にも繋がります。

ただ、雑談をとるときは社内メンバーや上司の噂の様なゴシップやネガティブな話題は絶対NGです。

大切なのはテンポ良く仕事を進める事なので、ポジティブな会話でその場を終了する方が、チーム全体の雰囲気も良くなります。

コミュニケーションを通じた演出も、組織やチームが気持ちよく動いてもらうための大切な「段取り」ですので、ぜひ意識しみましょう！

段取りが上手い人は資料を使います！

最後の段取り力アップのコツは「過去の資料で良かったモノをテンプレートとして再活用する」です。

理由は二つで、【作業スピードが格段に上がる】と【高い再現性】です。

段取りが上手い人=作業スピードが速い

まず、一つ目の作業スピードが上がる事については、イメージが付きやすい。

完成された資料をテンプレートとして再利用する事で、ムダな作業を繰り返す必要がありません。

テンプレートで使う資料は、下記の例の様にいくつかパターンごとに保管しておくと非常に便利です。

注意点としては、記載されているテキストやロゴなどは削除した状態でこのテンプレート保存しておきましょう。

段取りが上手い人は仕事の質が安定=再現性

二つ目の「高い再現性」です。

もちろん自分自身で作業する時の資料のクオリティに対しても高い再現性です。

あなたがノウハウを社内でシェアする事で、チーム全体の段取り力アップに繋がります。

資料のテンプレート化と共有の考え方は、チーム全体の段取り力アップとなる習慣です。

もし企画書等のテンプレートを今すぐ使いたい方は、こちらも参考にしてみてください。

【超時短！】今すぐ使える目的別の企画提案書の無料テンプレート5選|パワーポイント

段取りが上手い人の特徴まとめ

この記事では「段取り力を上げる5つの方法」について解説しました。

段取りを良くするには【事前準備】と【相手の事を考える】ことの二つを意識する事が大切です。

今回ご紹介したコツをまとめると下記の5つになります。

今回の段取り力を高めるコツについて紹介されている本も参考にしてみてはいかがでしょうか？

仕事の速い人が絶対やらない段取りの仕方

プロジェクトマネジメントの基本がわかる本

もしあなたが未経験から企画職やマーケティング関連の仕事に転職を目指す方であれば、こちらの記事も良かったらどうぞ。

それでは、明日も仕事楽しみましょう

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