提案書1枚の書き方を解説！パワーポイントにまとめる4つのコツ
shimooon0831@gmail.com
キカクワークス
プレゼン資料作りが上手い人の3つの特徴と5つのコツ
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- 資料作りが上手い人の特徴を知りたい！
- 資料作りが苦手で、やりたくない…
- プレゼン資料を上手く作れない…
会社の上司に苦手なプレゼン資料を作って欲しい、と言われたけど自信が無いとどうしても、資料作りが進まないですよね…。
実は資料作成の苦手な方や、自信が無い方に共通の特徴があるので、それを理解して対処すれば誰でも良いプレゼン資料が作れます！
僕も初めのころは「何が伝えたいのか良く分からないし、時間がかかりすぎ…」といった感じでしたが、今では後輩にも教えれる立場に。
この記事では、プレゼン資料作りが苦手な人でも、この5つの基本を抑えれば見違えるように良い資料が作れるようになる記事です。
- 目的を明確にする
- 情報を整理する
- 構成を考える
- テンプレートを活用
- 細かくフィードバックをもらう
プレゼン資料作りが苦手な人も、この基本が出来ると様々な場面で応用が利くので、生産性アップやキャリアアップも目指せます。
資料作りが上手い人の特徴を真似して、スキルを上げたい！そんな方はぜひ最後までお読みください。
レビュー
- 相手を飽きさせず、引き込む資料作りが出来るようになるので、営業資料を作成する時に便利です
- 社外向けには感情を揺さぶることの必要性について説明されいています
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レビュー
- インパクトを残す数字の見せ方が実用的なので、企画書作りの前は必読です
- 社内資料なので前提が「プレゼン」(=口頭で説明)ありきの資料作り
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未経験から企画・マーケティングの仕事に就く方法
目次
プレゼン資料作りが苦手な人の特徴3つ
プレゼン資料作りが苦手な人には、次の3つの特徴があります。
- 情報整理が難しいと感じている
- デザインやレイアウトに苦手意識
- 意見を伝えることが難しいと感じている
「なぜプレゼン資料作りが苦手か」を理解すると、対策できる部分が見つかるので、自分がどれに当てはまるか確認してみましょう。
情報整理が難しいと感じている
プレゼン資料を作るには、あなたが伝えたい情報やメッセージを整理して、適切な順序で伝える必要があります。
順番を立てるときは、必ず「読み手の立場に立つ」ことをイメージして資料を作りましょう。
また苦手な人は、どの情報が重要かを見極めるのが難しいと感じています。
「ポイントがズレている」「何が伝えたいのか？」と言われた方は、これに当てはまります。
情報整理の参考記事はこちら
デザインやレイアウトに苦手意識
プレゼン資料は見た目も重要ですが、苦手な人はデザインやレイアウトに苦手意識を持っているのではないでしょうか？
結論から言うとデザインやレイアウトにこだわるのは、デザイナーさんの仕事であって、あなたの仕事ではありません。
プレゼン資料作りのデザインやレイアウトは基本ルール(見やすい・分かりやすい・統一感)を抑えればOK！
これを理解するだけで、とても気が楽になって、かつ作業時間の短縮にもなります。
ビジネスで使えるテンプレ集はこちら
意見を伝えることが難しいと感じる
プレゼン資料は自分の意見やアイデアを伝えるためのツールですが、苦手な人は考えをまとめて伝えるのが難しく感じています。
具体的な言葉にすることや論理的な展開を考えることが苦手だったり、緊張してうまく伝えられない方です。
プレゼンが上手な方を見たりすると、「自分にはできない…」と思ってしまいがちですが、実は練習の差でしかありません。
特にプレゼンについてはフィードバックを貰う機会は少ないので、「苦手というより、出来ないのが当たり前」です。
資料作りが上手い人の特徴.1目的を明確にする
まず最初に、プレゼンの目的を明確にしましょう。
何を伝えたいのか、どのような反応や行動を期待しているのかを把握にすることで、プレゼン資料の内容や構成が明確になります。
よく使われる目的の方向性はこちら。
- 新しい事業・施策・商品の立ち上げの決裁
- 現状の課題解決をする対策について承認
- 企画や提案のビジョン(将来像)に共感
この目的の方向性が決まれば、プレゼン資料作りがスタートできます。
目的が明確になり、情報も揃っていたら下記の記事になるテンプレートを活用して資料作成に入ってはいかがでしょうか？
ビジネスで使えるテンプレ集はこちら
資料作りが上手い人の特徴.2情報を整理する
資料作りが上手い人の特徴の二つ目は、プレゼン資料を作成する前に、伝えたい情報を整理する事です。
主題やポイントを明確にし、それに基づいて論理的な構成を考えます。
情報整理フレームワークを2つご紹介します。
6w2h(要件整理)
「6w2h」は仕事でもよくつかわれる要件整理の基本フレームワークなので、下記の表を参考にしてください。
| 6w2h | 内容 |
|---|---|
| Why（なぜやるの？） | 企画提案の理由や背景 |
| What（何をする？） | 企画で取り組むこと |
| Where（どこで？） | 実施場所やメディア |
| Whom（誰に？） | この企画の対象者 |
| Whene（いつまでに？） | 実施するスケジュール |
| Who（誰がやる？） | 企画の実行者やメンバー |
| How（どうやって？） | 具体的な方法 |
| How much（いくら？） | 必要な費用 |
情報整理の参考記事はこちら
緊急度と重要度のマトリクス
プレゼン資料作りの中に複数のアイデアや施策に優先順位をつけて伝える必要があります。
その時は緊急度と重要度のマトリクスを使って説明しましょう。
上記のフレームワークで優先順位は【C】→【E】→【B】→【D】→【A】の順番でプレゼン資料にメリハリをつけて説明しましょう。
情報をシンプルかつ明瞭に伝えるために、必要な情報のみを選び出し、余分な情報を省くことも大切です。
資料作りが上手い人の特徴.3資料の構成を考える
プレゼン資料は伝えたいポイントを簡潔に伝えることが求められます。
その為、資料作りに入る前に、構成を考えることでどの情報が本当に重要なのかを整理できます。
一般的なプレゼン資料の構成はこちら。
| 構成 | 概要 |
|---|---|
| 1.現状分析 | 企画の背景や課題、必要性を説明 |
| 2.目的と全体像 | 企画の目的とスキームについて説明 |
| 3.企画内容 | 目的に応じた企画内容の詳細 |
| 4.スケジュール | 企画提案から実行、完了までの行程 |
| 5.収支計画 | 企画に必要な予算と売上の見込み |
また非常におすすめしたいのが、手書きでプレゼン資料の全体構成を先に作ると、パワーポイントを開いた際にスムーズに作業が進みます。
構成を先に作ることで読み手に、どんなメッセージをどんな順番で伝えるか、明確になり資料作りのスピードが格段に速くなります。
この段取りも真似したい資料作りが上手い人の特徴の一つです。
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資料作りが上手い人の特徴.4テンプレートをフル活用
プレゼン資料は視覚的な要素も重要で、適切なフォント、色の使い方、画像の選択など、デザインに工夫を！と言われても困りますよね…？
そんな方には、ぜひテンプレートを使いこなすことを是非検討して欲しいと思います。
テンプレートを使う3つのメリットはこちら。
- 資料作成の時間を短縮することができる
- 見た目に統一感が出て、情報整理される
- 再現性が高く、資料のクオリティがキープ
世の中には無料で使えるテンプレートが沢山あるので、有効活用し時間短縮と生産性向上を図っていきましょう。
下記のビジネス向け20種類のパワポテンプレートも、役に立つと思いますので、参考になれば嬉しいです！
ビジネスで使えるテンプレ集はこちら
資料作りが上手い人の特徴.5細かくアドバイスをもらう
プレゼン資料作りのフィードバックは大きく2つのタイミングでもらいましょう。
- プレゼン資料の作成途中
- プレゼンの練習の段階
このフィードバックを貰うことで、資料の精度とプレゼンのクオリティも高くなるので、忘れないようにしましょう。
資料作成途中のフィードバック
プレゼン資料作成中には下記のタイミングで上司にフィードバックを貰いましょう。
目的の認識あわせ｜資料完成度10%
プレゼン資料作りのスタート位置と向かう先をすり合わせしましょう。事前に目的の認識合わせが出来ているのであればスキップしてOK。
構成案の認識あわせ｜資料完成度30%
プレゼン資料内に含める情報の内容と順番を確認しましょう。この確認がしっかりできていれば、あとは作業に集中！
資料の全体と詳細の確認｜資料完成度80%
おおよそできたら、上司へ【全体感】と【詳細】の確認をもらいます。特に見積もりや日程、体制などは組織を把握している上司チェックは必須。
資料の完成度を上げる｜資料の完成度100%
資料の誤字脱字、図のズレ、フォント、カラーなどのチェックを同僚にしてもらいましょう。上司へは最終データをチェックしてもらいます。
プレゼンの練習の段階
続いてプレゼンの練習は、チームメンバーに手伝ってもらって感想を聞きましょう。
また、練習は出来れば5回はしたいです。(社内向けでライトなプレゼンであれば3回でもOK)
5回のプレゼン練習の手順
練習内容は下記の様なステップでやりましょう。
1回目
制限時間を気にせず、口に出して話す
同僚や近しい仲間に聞いてもらい、プレゼンの制限時間を超えても淡々と話し続けて、企画提案書を全て説明仕切ることを目標にしましょう。
2回目
聞こえ方や印象、最も伝えたい部分を知る
練習に付き合ってくれる仲間から、企画の印象や一番何が伝わったか？を聞いてみましょう。この時もまだ、制限時間は気にしなくてOK。
3回目
制限時間と一番伝えたいメッセージを意識
3回目は本番を意識して、制限時間や一番伝えたいメッセージを意識しましょう。台本や提案書が無くても、言葉が出てくるようになります。
4回目
本番と同じ形式で！質疑応答も設ける
本番と同じ形式で緊張感を出す為に、上司や組織外の人に参加してもらいましょう。質疑応答の時間も設けててみましょう。
5回目
プレゼン本番に最後の練習をしましょう
本番当日はどうしても緊張します。緊張をほぐす為に、プレゼン会場に到着する前に8割ぐらいの流しで最後のリハーサルをしましょう。
ここまで繰り返し練習を行えれば、バッチリです！
時間が無い場合は、プレゼン動画を参考にするだけでも効果的です。
モデルとなるプレゼンターの表現方法を参考にしながら、自分なりのアプローチを見つけていきましょう。
プレゼン資料作りが上手い人のコツまとめ
今回のまとめはこちら。
- 苦手だと思うポイントを把握する
- 資料の目的を明確にする
- 伝える情報を整理する
- 構成を考えて、手書きで書いてみる
- テンプレートを使いこなす
- 資料とプレゼンにフィードバックをもらう
レビュー
- 相手を飽きさせず、引き込む資料作りが出来るようになるので、営業資料を作成する時に便利です
- 社外向けには感情を揺さぶることの必要性について説明されいています
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- インパクトを残す数字の見せ方が実用的なので、企画書作りの前は必読です
- 社内資料なので前提が「プレゼン」(=口頭で説明)ありきの資料作り
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もしあなたが未経験から企画職やマーケティング関連の仕事に転職を目指す方であれば、こちらの記事を参考になると嬉しいです。
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