企画書 / パワポ|PR

提案書をワード1枚でわかりやすく作る時のコツ

shimooon0831@gmail.com
  • 分かりやすい提案書をワードで作りたい
  • ワード1枚にまとめるのが難しい
  • ワード1枚の提案書を作りたい!

1枚のシンプルなワードの提案書の書き方をご存知でしょうか?

これまでに出会った優秀な人やマネージャーは、パワーポイントよりワードで提案書を作成する方が多いと感じます。

一方で、この方法を知らない方は資料作成に何時間も費やし遅くまで残業している方が多いです。

この記事ではワードを使ってパワフルでシンプルな提案書の作り方を理解する事が出来ます。

ポイントはこの3つです。

  1. 圧倒的な資料作成のスピードアップ
  2. 認識のズレがない分かりやすい説明
  3. 誰で作れるシンプルなフォーマット

この方法は時間短縮や生産性を上げるために、非常に有効なツールです。

特に仕事を割り振ったり、ディレクションするスピードが求められる方はぜひ活用して欲しいと思います。

提案書をワードでわかりやすく作る3つポイント

ワードの提案書

パワーポイントは視覚的に提案書や企画書が作成できる便利なツールであることは皆さん知っていますよね。

意外と見落としがちなのが、ワードで1枚の提案書を作る時も同じぐらい便利でかつパワフルなツールである事を忘れてはいけません。

ワードで1枚の提案書を作るポイントは大きく3つ挙げられます。

  1. ”圧倒的”な時間短縮
    パワポに比べてデザインなどの視覚的要素が排除されるため、作業が少ない。
  2. 認識のズレがない分かりやすい説明
    テキストでお互いの共通理解を持つことが出来き、認識のズレが生じにくい。
  3. 誰で作れるシンプルなフォーマット
    ワードのソフト自体がシンプルな機能なので、だれでも同じように作れる。

”圧倒的”な時間短縮がワードの提案書の強み

普段パワーポイントのプレゼン資料に時間が取られる方も、提案の状況に合わせて1枚のワードで提案書を作る事も是非検討して欲しいです。

パワーポイント版の1枚の提案書の書き方についての記事もありますので、こちらも是非参考にしてみてください。

提案書をパワーポイント「1枚」にまとめる4つのポイント!

最少限の情報で提案内容を素早く言語化する事で、仕事のスピード(生産性)が段違いに早くなります。

もちろん、読み手に資料を渡して終わりではなく説明の場や質疑応答の時間はセットである事もポイントです。

ワードの提案書は認識のズレがない

ワードの提案書

1枚の提案書を作る前のポイントとして「目的や要件整理が、60%ほど自分自身の頭の中でイメージが出来ている」事が重要です。

何故「ざっくり60%ぐらい」かというと「”圧倒的”な時間短縮」が理由です。

「時間」そのものが「価値」でもあるので、無駄な時間や資料作りを省く事が出来ます。

また、1枚のワードの提案書を作る為に、完璧な情報を集める必要は無く、ある程度のゴールイメージを描けている状態であれば問題ありません。

1枚の提案書の目的は、このツールを使って相手との共通理解や提案内容の精度を上げる事が大事です。

ワードの提案書は誰で作れるシンプルなフォーマット

  1. タイトル
  2. 目的とゴール
  3. 現状把握
  4. 提案の概要
  5. スケジュール
  6. 予算

1つ目は「タイトル」

これから進むプロジェクトや企画やそれにともなう、施策などをひとまとめにする「テーマ」です。

こちらシンプルな言葉で1行ぐらいの文字量がよいでしょう。

タイトルが思い浮かばなければ、仮名で一旦作成するのもOKです。

大切なのは「スピード」です!

2つ目は「目的とゴール」

ワードの提案書

伝える側と聞く側と、この目的を「文章」でを再確認する要素です。

目的を「文章」で正確に伝え、相手と思考がシンクロさせるようなイメージです。

3つ目は現状把握

ワードの提案書

提案書が必要なシーンは課題や改善が必要な時が使われます。

その現状を双方で「スピード感」をもって把握することが、重要です。

また、現状把握の項目を入れる事で初めて、今回の提案を聞く人にとっても、理解が促されるので複数人に対して提案する時は必ず入れましょう!

4つ目は提案概要

1枚の提案書で最も情報量が多くなってしまう要素ですが、ここは「捨てる・削る」勇気をもって文章を作成しましょう!

また提案概要は1つのテーマと3つ程度のアクションに絞った方が、提案される側も集中して理解をする事が出来ます。

あなたがラーメン屋さんの店主だった場合、下記の様な提案内容が考えられます。
(僕が店主だったらやってみたい企画です笑)

要素内容
タイトルラーメン屋の2店舗目出店の集客施策について
目的2店舗目の新規顧客獲得
現状把握1店舗目の売上構成が30~40代男性が60%、家族が30%、その他10%
提案概要オフラインとオンラインを活用して、新規顧客獲得とリピーターの獲得を狙う
施策11店舗目のお店に2店舗出店の案内チラシ設置と、常連のリピーターさんへ口頭で直接ご案内
施策2開店1か月限定で両店舗に来たら、名前がプリントされたレンゲを全員にプレゼント
施策32店舗目の半径2キロ圏内のアパートを中心とした住宅にポスティング

複数の提案内容を大きなテーマでくくってあげる事で、提案される側は大まかな施策の方向性を理解する事が出来ます。

5つ目はスケジュール

文章でスケジュールを記載するため、「箇条書き」かつ「おおよその時期」として説明をすると良いでしょう。

先ほどラーメン屋さん2店舗目出展の集客についての例で書くとこんな感じです。

  • 2024年4月上旬~5月中旬:○○○○○○○○○○を実施。
  • 2024年5月下旬~6月上旬:○○○○○○○○○○が完了。
  • 2024年6月中旬~7月中旬:○○○○○○○○○○の効果検証。
  • 2024年7月下旬~8月上旬:○○○○○○○○○○の改善案の提案。

こちらも相手に「おおよそ伝わるレベル」で問題有りません。

大事な事は、スピード感と相手との共通認識がこの1枚のワードの提案書の強みです。

六つ目は予算

予算の記載についてですが、この1枚の提案書で「計画実行」となる事はほぼ無い為、おおよそ必要な金額として記載しましょう。

スピード感を持って提出するには、見積もりをとる時間はおそらくほぼ無い為、必要なコストはおおよその金額感を把握して記載で十分です。

この提案の方向性にOKが出て、次の詳細に落とし込む段階で見積もりを取る形でも問題有りません。

ワード1枚の提案書のレイアウトは下記のパターンを基本に、提案内容に合わせてアレンジを加えていくと良いと思います。

ワードの提案書

整理された目的や提案内容とワードのシンプルな構成は非常に相性が良く、かつスピード感を出すことが出来ます。

もし、社内で「1枚の提案書で良いので、提案して欲しい」と言われて3~4日もかかる様では印象を悪くしてしまいますので、ご注意ください。

大切なのはスピード感を持って作成、提出とすり合わせ、ブラッシュアップといったことを複数回行うことで双方の理解のすり合わせが出来ます。

ワード1枚の提案書の伝え方

ワードの提案書

さて、いよいよ作成した1枚の提案書を伝える段階になりました。

1枚の提案書の説明に必要な時間は多くありません。端的に説明すれば質疑応答の時間を除いて3~5分ぐらいで収まると思います。

更にこの提案の時間全体も30分程度に納めると、スピード感を持って次のステップに映る事が出来ます。

短い時間で、簡潔な言葉「です。ます。」で話すようにしましょう。

話す手順は下記を参考にしてみてください。

今回の目的と状況把握について説明

提案の目的と状況をできるだけ、資料を見ずに相手の反応を見ながら説明しましょう。

次は提案概要とその理由や意図を説明

提案概要を説明し全体を理解したうえで、施策が必要な理由を口頭で説明します。

最後にこの提案のおさらいと展望を伝える

説明が終わったら、提案書を端的に1~2言でまとめて終了。

質疑応答

最後に質疑応答の時間になりますが、ここも提案者がリードして、「目的や要件などの全体像」→「各論」の順番ですり合わせしましょう。

ワードの提案書の作り方まとめ

ワードの提案書

「ワード1枚の提案書の作り方」についていかがでしょうか?

ポイントのまとめはこちらです。

  1. ”圧倒的”な時間短縮
  2. 認識のずれが生じない分かりやすい説明
  3. 誰で作れるシンプルなフォーマット
  4. 短時間で簡潔に「です。ます。」で伝える

「作成から提案まで早いな!」と感じられたかと思いますが、その通りです。

1枚のワードの提案書には制限があるので、詳細を詰める事は不可能に近いです。

今回は「スピード」に最も価値を持たせるコミュニケーションツールとしてご紹介しました。

依頼した方はこのスピード感を持って作ってくれたあなたに、高い好感度を持つでしょう。

マネジメントクラスであれば、生産性が飛躍的に上がり、提案書の詳細をパワーポイントへ落とし込む依頼の精度も上がります。

このスキルを習得するにあたって、参考にした書籍もいくつかご紹介いたします。

説明0秒! 一発OK! 驚異の「紙1枚! 」プレゼン

レビュー
  • 1枚で資料を収めるノウハウではなく、極限まで思考整理をる事の重要性がわかる
  • 資料を作る前の段階で、結果がほぼ決まっていると痛感します
  • シンプルな1枚プレゼンですが、覚えておいて損はないです

\1枚プレゼンをマスターするならコレ!/


「A4一枚」から始める最速の資料作成術
社内プレゼン一発OK!

レビュー
  • 一枚の資料作成の具体的な方法が記載されて便利です
  • 上司に対しての1枚モノの報告や提案については、この1冊があれば十分
  • 資料作成が苦手な若手社員に、この本を貸したら大分良くなりました!

\1枚の資料作りをマスターするならコレ!/


他にも詳細の企画書や提案書の作り方については下記の記事を参考にしてみてください。

もしあなたが未経験から企画職やマーケティング関連の仕事に転職を目指す方であれば、こちらの記事を参考になると嬉しいです。

それでは、明日も仕事楽しみましょう


キカクワークスのInstagramでは
資料作りや生産性向上の
ノウハウをポイント抑えて発信してます!

メールアドレスが公開されることはありません。 が付いている欄は必須項目です

ABOUT ME
モンさん
モンさん
企画作り応援隊
商品開発とメディア運営で得た実践型の企画書作り、生産性向上のノウハウを発信中。

「分かりやすい」「楽しい」「年収アップ」をテーマにノウハウをシェア。リクエストもOK!経験した範囲でリアルにお伝えします。

みなさんと一緒に仕事が楽しくなって、いつの間にか収入が上がることが理想です!

30代/会社員/一児のパパ/猫1匹います♪

↓キカクワークスのInstagram
@kikaku_works
記事URLをコピーしました